Üye Firma Yetkilileri ve Çalışanları Aydınlatma Bildirimi

6698 SAYILI KANUN UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA

ÜYE FİRMA ÇALIŞANLARI VE YETKİLİLERİ AYDINLATMA BİLDİRİMİ

İMMİB olarak Üye Firmalarımızın verilerine önem veriyoruz. Üye firmalarımızın çalışanlarına ve yetkililerine ait olan kişisel verileri 6698 sayılı kanunun belirttiği sınırlar dahilinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları doğrultusunda, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak ve aşağıda belirtilen temel ilkelere riayet ederek işliyoruz.

Veri Sorumlusu Bilgileri:

İSTANBUL MADEN VE METALLER

İHRACATÇI BİRLİKLERİ GENEL SEKRETERLİĞİ

Dış Ticaret Kompleksi A-Blok Çobançeşme Mevkii Sanayi Cad

Yenibosna / Bahçelievler 34197 İSTANBUL / TÜRKİYE

Tel     : 0212 454 00 82 - Faks: 0212 454 00 01

Web   : www.immib.org.tr

KEP    : immib@hs01.kep.tr

 

Kişisel Verilerin İşlenmesinde Temel İlkeler

  • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
  • Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
  • Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
  • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
  • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

 

İşlenen Kişisel Verileriniz

 

Üye firma çalışanlarının ve yetkililerine ait aşağıda belirtilen türlerdeki kişisel verileriniz İMMİB tarafından işlenmektedir.

 

Veri Türü

 

Kimlik Verisi

Kişinin kimliğinde dair bilgilerin yer aldığı verilerdir. Ad soyad, TC Kimlik No, nüfus cüzdanı sureti, ehliyet, pasaport bilgileri, pasaport sureti, vb. bilgiler alınmaktadır.

İletişim Verisi

Üye firma çalışanlarının ve yetkililerinin eposta adresleri, telefon numaraları, cep telefon numaraları, adres, IP adresi vb.

Finansal Veri

Banka hesap noları, Çalışan bordroları

Eğitim Verisi

Alınan Eğitimler, Mezun olunan okul bilgileri, sertifikalar, eğitim programları katılım belgeleri, okul diplomaları vb..

Görsel ve İşitsel Veri

Fiziksel Güvenlik haricinde alınan fotoğraf ve ses verileri. Etkinlikler, tanıtımlar, fuarlar vb ortamlarda alınan fotoğraf, video ve ses kayıtları.

Fiziksel Güvenlik Verisi

İMMİB'de yer alan güvenlik kameraları, plaka tanıma sistemleri,

Lokasyon Verisi

Seyahat verileri, kalınan, otel vb veriler.

Özlük Verisi

Öz geçmiş, Maaş Bordrosu,

Adres Verisi

Firma, ofis ve ev adresleri

Ziyaretçi Verisi

İMMİB'e ziyaretçi

Mesleki Deneyim Verisi

Mesleki deneyime ilişkin olan veriler, geçmişte çalışan işler vb.

 

 

Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

 

İMMİB, kanunla verilmiş olan bu vazifeleri yerine getirmek için gerekli olduğu takdirde kişisel verileri işlemektedir. Bu asli hedefler doğrultusunda yapılan işler esnasında, İMMİB diğer kanunlarda yer alan zorunluluklardan veya 6698 sayılı kanun kapsamında veri sorumlusu olarak kanuna ve hukuka uygun amaçlar için veri işlemektedir.

Bu kapsamda İMMİB üye firmaların çalışanları, yetkilileri ve ortaklarına ilişkin aşağıdaki amaçlarla veri işlemektedir:

  • Dış ticarete ve yurt dışı hizmetlere ilişkin konularda çalışmalar yapılması, bu kapsamda; kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum kuruluşları ve ulusal ve uluslararası kuruluşlar nezdinde üyelerinin menfaatlerini ülke çıkarları çerçevesinde koruyucu ve geliştirici çalışmalar yapılması,
  • İMMİB'in faaliyetlerini, kurum prosedürlerine ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürebilmesi,
  • Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
  • Bilgi Güvenliği süreçlerinin yönetilmesi,
  • Denetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Erişim yetkilerinin yönetilmesi,
  • Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
  • Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
  • Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,
  • Organizasyon ve etkinliklerin yapılması,
  • Sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin
  • Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
  • Sponsorluk faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • Talep ve şikayetlerin takibi,
  • Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
  • Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi,
  • Üye firmalar için gerçekleştirilen hizmetlerin ve desteklerin etkin şekilde sürdürülmesi,
  • Finans ve muhasebe işlemlerinin sürdürülebilmesi,
  • Üye firmaların yeni pazarlara açılmasını temin için dış ticaret heyetlerinin düzenlenmesi,
  • Yurtdışından ülkemize gelen ticaret heyetlerinin organize edilmesi,

 

Kişisel Verileriniz İşlemenin Hukuki Dayanakları

İMMİB kişisel verileri 6698 sayılı kanunun 5. maddesinde yer alan aşağıdaki şartlardan en az birinin var olması durumunda işlemektedir.

  • Açık Rıza: Bilgilendirmeye dayalı ve özgür irade ile açıklanan açık rızanın varlığı durumunda kişisel veri işlenebilir.
  • Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi: Kanunlarda açıkça öngörüldüğü durumlarda İMMİB bu
  • Fiili İmkânsızlık: Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.
  • Sözleşmenin Kurulması veya İfası: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması durumunda ilgili kişilerin bu amaçla sınırlı olmak üzere kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür. Örneğin, bir sözleşme gereği paranın ödenmesi için alacaklı tarafın hesap numarasının alınması veya bir bankayla kredi sözleşmesi yapılması sırasında bankanın, o kişiye ait maaş bordrosunu, tapu kayıtlarını, icra borcu olmadığına dair belgeyi edinmesi gibi. Ayrıca, sözleşme gereği satıcının, malı teslim borcunu yerine getirmesi için alıcının adresini kaydetmesi ya da işverenin maaş ödemesini gerçekleştirmek amacıyla çalışanların banka bilgilerini elinde bulundurması, bu kapsamda değerlendirilebilecektir.
  • Veri Sorumlusunun Hukuki Sorumluluğu: Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlenmesinin zorunlu olduğu hallerde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.
  • İlgili Kişinin Kendisi Tarafından Alenileştirilmiş Olması: İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel verileri işlenebilecektir. Bu duruma örnek olarak ise bir kişinin belirli hallerde kendisiyle iletişime geçilmesi amacıyla iletişim bilgilerini kamuya açık şekilde ilan etmesi verilebilir. Kurumsal internet sitelerinde, çalışanların işyeri telefon numaraları ve kurumsal elektronik posta adreslerinin üçüncü kişilerin erişimine açık şekilde paylaşılması halinde de alenileştirmeden söz edilebilir.
  • Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Zorunlu Olması: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür. Örneğin, bir şirketin kendi çalışanı tarafından açılan bir davada ispat için bazı verileri kullanması ya da kısıtlı bir kişinin haklarının korunması amacıyla vasisinin veya kayyumun, kısıtlının mali bilgilerini tutması gibi. Ayrıca, sözleşme sona erdikten sonra, olası yasal takiplere karşı zamanaşımı süresinin sonuna kadar fatura, sözleşme, kefaletname gibi belgelerin bu amaçlar için saklanması bu kapsamda değerlendirilecektir.
  • Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati: İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydı ile veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda, kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür.

 

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

İMMİB, Kişisel Verileri Koruma Kanununun özel nitelikli kişisel verilere ilişkin gösterdiği hassasiyete uygun davranmaktadır. İMMİB üye firma çalışanları ve yetkililerine ilişkin özel nitelikli kişisel verileri kanuni zorunluluklar ve ilgili kişinin açık rızası haricinde işlememektedir. 

.

Kişisel Verilerinizin Yurtiçinde Bulunan Üçüncü Kişilerle Paylaşımı

 

Kişisel verilerin yurt içerisinde aktarılması için 6698 sayılı kanunun 8.Maddesi uyarınca aşağıdaki şartlardan en az birinin sağlanması gerekmektedir:

  • İlgili kişinin açık rızasının alınması,
  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
  • Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
  • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
  • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
  • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Burada belirtilen durumlar haricinde İMMİB kişisel verilerinizi üçüncü kişilerle hiçbir şekilde paylaşmamaktadır.

 

Kişisel Verilerinizin Yurtdışında Bulunan Üçüncü Kişilerle Paylaşımı

 

İMMİB yurtdışında olan üçümcü kişilerle aşağıda yer alan diagramda belirtilen usule göre veri paylaşabilir.

 

 

 

Kişisel Verilerinizin İlgili Bakanlık TİM ve Diğer İhracatçı Birlikleri ile Paylaşılması

 

5910 sayılı Türkiye İhracatçılar Meclisi İle İhracatçı Birliklerinin Kuruluş Ve Görevleri Hakkında Kanun'un 3. Maddesinin 3. fıkrası kapsamında ihracatçı birliklerinin görevleri arasında

  • Dış ticarete ve yurt dışı hizmetlere ilişkin konularda çalışmalar yapmak, bu kapsamda; kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum kuruluşları ve ulusal ve uluslararası kuruluşlar nezdinde üyelerinin menfaatlerini ülke çıkarları çerçevesinde koruyucu ve geliştirici çalışmalar yapmak.
  • İhracatçılar arasında mesleki ahlâk ve dayanışmayı sağlamak.
  • TİM tarafından verilecek dış ticarete ilişkin diğer görevleri yapmak

sayılmıştır. Bu kapsamda yapılacak çalışmalarda, kanunla verilen bu görevlerin yapılabilmesi için İMMİB'in TİM, Bakanlık ve diğer ihracatçı birlikleri ile veri paylaşması gerekebilmektedir. Bu paylaşılan verilerin bir kısmı ise kişisel veri içermektedir. Kişisel verilerin TİM, ilgili Bakanlık ve diğer ihracatçı birlikleri ile paylaşılmasında İMMİB söz konusu kişisel verilerin sahiplerinin korunması için İlgili Bakanlık, TİM ve diğer ihracatçı birliklerinden kişisel veri içeren verilerin talep edilmesi durumunda aşağıda bulunan usule göre veri paylaşımını yapar.

  • Talebin yazılı veya eposta üzerinden yapılması gerekmektedir.
  • Talebi yapan kişi ve talebi ileten kişi belirtilmelidir.
  • Talep 6698 sayılı kanuna uygun gerekçesini içermelidir.
  • Alınan kişisel verinin ne amaçla işleneceği belirtilmelidir.
  • Kişisel verilerin ne şekilde işleneceği belirtilmelidir.
  • Şayet üçüncü kişilerle paylaşılacak ise paylaşılacak üçüncü kişilerin kimler olduğu ve bu üçüncü kişilerle paylaşma gerekçesi talepte belirtilmelidir.

Bu paylaşımlara ilişkin standart başvuru formu ilgili Bakanlık, TİM ve diğer İhracatçı Birliklerinin kolay başvuru yapabilmesi için kendilerine sunulur.

 

Kişisel Verilerinize İlişkin Haklarınız

 

Üye firma çalışanları ve yetkilileri, Kişisel Verileri Koruma Kanunun 11.Maddesi'nde belirtilen bütün haklara sahiptir. Bu haklar şu şekildedir:

Kanunun 11. maddesi çerçevesinde ilgili kişi İMMİB'e başvurarak kendisi ile ilgili;

  • Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
  • Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  • Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi veya yok edilmesine ilişkin işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
 

Kişisel Verilerinize İlişkin Talepleriniz

6698 sayılı Kanunun 11. Maddesinde sayılan haklarınız kapsamındaki taleplerinizi, kanunun 13. Maddesi ile  Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'in 5. Maddesi gereği aşağıdaki yöntemlerden biri ile iletebilirsiniz. Talebinize 6698 sayılı kanunun 13.Maddesi gereğince 30 gün içerisinde cevap verilecektir.

Başvurucu kimliğini ispat edecek olan belge ve dokümanlarla beraber başvuruda bulunacaktır. Bu belgelerin teyidi yapılamadığı takdirde olumlu yanıt verilmeyecektir.

 

 

BAŞVURU YÖNTEMİ

BAŞVURU YAPILACAK ADRES

BAŞVURUDA GÖSTERİLECEK BİLGİ

Yazılı Şahsen Başvuru

Şahsen başvuru durumunda kimlik ibrazı ve teyidi ile beraber bu formu doldurarak, ıslak imzalı olarak başvuru yapılması.

 

İstanbul Maden ve Metaller İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği,

Dış Ticaret Kompleksi, A Blok, Çobançeşme Mevkii, Sanayi Caddesi  Yenibosna Bahçelievler/İstanbul

Kapalı zarf ile verilecektir. Posta zarfı üzerinde “Kişisel Verileri Koruma Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” ibaresi yazılacaktır.

KEP ile Elektronik İmzalı Başvuru

 

Başvurucu bu formu doldurarak ve elektronik imza ile imzalayarak kendi kep adresi üzerinden başvuru yapacaktır.

immib@hs01.kep.tr

Konu kısmında “Kişisel Verileri Koruma Kanunu Kapsamında Talep” başlığı ile gönderiniz.

Yazılı Posta ile Başvuru (İmza Beyannamesi)

 

Noter onaylı imza sirküsü ile beraber kapalı zarf ile bu form doldurularak ve ıslak imza ile imzalanarak başvuru yapılacaktır.

İstanbul Maden ve Metaller İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği,

Dış Ticaret Kompleksi, A Blok, Çobançeşme Mevkii, Sanayi Caddesi  Yenibosna Bahçelievler/İstanbul

Kapalı zarf ile verilecektir. Posta zarfı üzerinde “Kişisel Verileri Koruma Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” ibaresi yazılacaktır.

 

Noter üzerinden başvuru

 

Noter üzerinden yazılı

İstanbul Maden ve Metaller İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği,

Dış Ticaret Kompleksi, A Blok, Çobançeşme Mevkii, Sanayi Caddesi  Yenibosna Bahçelievler/İstanbul

Zarf üzerinde “Kişisel Verileri Koruma Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” ibaresi yazılacaktır.